KEP Nedir? KEP’in Kullanım Alanları Nelerdir?

 

KEP Nedir?

 

Kayıtlı elektronik posta adresi anlamına gelen KEP, elektronik posta haberleşmesi altyapısını kullanan ancak gönderilen iletinin, gönderici ve alıcının resmi olarak kayıt altına alındığı bir sistemdir. Kayıt altına alınması nedeniyle ispatı sağlanır niteliktedir. Tüm yasal ve uluslararası standartlara uygunluğu mevcuttur. Bunun anlamı da kayıtlı elektronik posta adresi ile gönderdiğiniz iletiler kayıt altındadır ve dilediğiniz zaman ispat edebileceğiniz delillere ulaşabilirsiniz. Bu da birçok anlaşmazlıkların önüne geçmekte, davalarda haksız durumları ortadan kaldırmaktadır.

Standart elektronik posta adresi kullanımları yasal yönden delil niteliği taşımaz. Hack ve benzeri işlemler neticesinde içerikleri değiştirilebilir. Ayrıca elektronik posta kullanımında sunucu saati ve sizin saatiniz farklılık gösterebilir. Bu nedenlerden dolayı standart elektronik postanın delil sayılabilmesi çok güçtür. Ancak kayıtlı elektronik posta adresinde bu saydığımız güçlüklerin hiçbiriyle karşılaşılmaz. Tarih damgası ve zaman damgası gibi özellikleri barındırması, içeriğin değiştirilemez olması gibi özellikler KEP kullanımının güvenilirliğine işaret eder.

 

KEP Sisteminde Oluşturulan Deliller

Kanuni veya ticari olarak yaşanan anlaşmazlıklarda elektronik posta içeriklerinde yer alan bilgilerin delil olarak sunulabilmesi gibi durumlar yaşanabilmektedir. Ancak yukarıda saydığımız nedenlerden ötürü standart elektronik posta servisleri kullanarak gönderilen iletiler delil olarak kullanılamamaktadır. Bu nedenle kayıtlı elektronik posta adresi kullanarak gönderilmiş iletiler delil olarak yetkili makamlara sunulabilir. Kayıtlı elektronik posta adresi kullanarak gönderilen iletilerde oluşturulan delillere bakacak olursak;

• Gönderen kişi veya kuruluşun bilgilerine ait deliller oluşturulur. Bu bilgiler sistemde kayıtlıdır ve gerçek kişiler ile tüzel kişilerin ileti gönderip göndermediğine ait ispat niteliği taşır.
• Gönderilen iletinin gönderici tarafından alınıp alınmadığına dair delil oluşturulur. Oluşturulan bu delilde zaman damgası yer aldığı için iletinin tam ulaşma saati belirlenebilir.
• Karşı tarafa kayıtlı elektronik posta adresi kullanarak gönderilen iletilerin okunup okunmadığına dair delil oluşturulur. Bu özellikle tebligat ve zorunlu duyuru gibi durumlarda büyük önem arz eder. Tebligatın kullanım esasının karşı tarafa tebliğ olduğu düşünüldüğünde KEP ile yapılan gönderimlerde tebligatın alınıp alınmadığı netlik kazanır ve delil niteliğindedir.
• Kayıtlı elektronik posta adresi kullanarak gönderdiğiniz iletilere dilediğiniz zaman erişebilirsiniz. Sistemde yedeklerin bulunması nedeniyle gönderim tarihinden çok sonra olması durumunda bile ihtiyaç halinde tekrar iletilere erişim sağlayabilirsiniz.

 

KEP ‘in Sunduğu Avantajlar Nelerdir?

Kayıtlı elektronik posta adresinin en önemli avantajı, diğer dijital dönüşüm servislerinde olduğu gibi zamandan tasarruftur. Bunun dışında arşivleme, evrak barındırma gibi işlemlere gerek kalmadan dijital ortamda bilgilerinizi saklayabilir ve dilediğinizde erişebilirsiniz. Bu hem işgücü hem de maliyet tasarrufu sağlar. Ayrıca resmi işlemlere hız kazandırması sayesinde de bürokratik engellere ve işlem trafiğine takılmadan hızlıca gerek görülen işlemler yapılabilmektedir.

Resmi kurumlar dışında ticari işletmeler için de birçok avantajı mevcuttur. Kayıtlı elektronik posta adresi sahibi işletmeler daha prestijli ve kurumsal yapıda kabul edilir. Bu da ticari olarak güven duyulan bir itibar yaratır. Ticari işlemlerde kullanılması da işlemlerin güvenliğinin sağlanması anlamına gelir. Bu tür ticari işlemlerde hem alıcı hem de satıcı güven duyarak sağlıklı bir diyalog kurulabilir.

 

KEP’in Kullanım Alanları Nelerdir?

Kayıtlı elektronik posta adresinin birçok avantajı bulunmaktadır. Bu avantajlar da birçok işkolu ve kamu kurumunun işlemlerinde kullanılabilmesini mümkün kılmaktadır. Kayıtlı elektronik posta adresinin kullanım alanlarına bakacak olursak;

• Kamu kurumlarının kendi iç yazışmalarında, kurumlar arası yazışmalarda ve kamu kurumlarının özel sektör işletmeleriyle olan yazışmalarında kullanılabilir.
• Kurumlar veya işletmeler arasında karşılıklı elektronik belge gönderiminde, başvuru işlemlerinde ve yapılan başvuruların yanıtlanmasında kullanılabilir.
• Tüketici şikayet mekanizmasına sahip kurum ya da işletmelerde üçüncü kişilerden gelen başvurularda kullanılabilir.
• Ticari işletmeler arasında sözleşmelerden veya ticarete konu olan işlemlerden doğan ihbar, ihtar gibi işlemlerin karşı tarafa bildirilmesinde kullanılabilir.
• Elektronik fatura kullanan işletmelerin bu faturaları müşterilerine iletmede kullanılabilir.
• Ticaret Kanunu’nda adı geçen elektronik sözleşmelerin yapılması ve karşılıklı düzenlenmesi işlemlerinde kullanılabilir (Her sözleşmenin elektronik ortamda yapılması mümkün olmamaktadır. Ticaret Kanunu’nda yer alan ve içeriği kanunlarca bildirilmiş sözleşmeler bu kapsamdadır).
• Şirketlerin ortaklarıyla olan iletişiminde ve ortaklara yapılacak her türlü ihtar, bildirim, davet gibi durumlarda kullanılabilir.
• Genel kurul ve yönetim kurullarını elektronik ortamlarda düzenleyen işletmeler bu bildirimleri ve karar açıklamalarını kayıtlı elektronik posta adresi aracılığıyla yapabilirler.

Kayıtlı elektronik posta adresinin bunlar dışında gizlilik ve mahremiyet içeren durumlarda da kullanımına rastlanmaktadır. Örneğin ticari sır niteliğindeki bilgilerin iletilmesinde ve bunların içeriğinin konusu olacak herhangi bir yazışmada kullanılmasına sıkça rastlanmaktadır. Ayrıca devlet kurumlarına ait yazışmalarda üst düzey güvenliğin sağlanması açısından da tercih edilme sebebidir. Ayrıca fikri mülkiyet kapsamına giren şarkı, şarkı sözü, edebi eserler, görsel eserler gibi materyallerin de KEP ile aktarımı hem eser sahipliğini kanıtlamak açısından hem de güvenli iletilmesi açısından tercih edilebilmektedir.

 

KEP Nasıl Kullanılır?

Kayıtlı elektronik posta adresine sahip olduktan sonra sağlayıcınızın size verdiği adres üzerinden sisteme giriş yapmanız gerekir. Kullanıcı adı ve şifrenizin yanısıra SMS onayı da istenir. Eğer mobil imza ya da elektronik imza sahibiyseniz bunlara gerek duymadan direkt giriş yapabilirsiniz. Girişin ardından arayüzde elektronik iletinizi hazırlamanız gerekir. İletinizi hazırladıktan sonra yine elektronik ya da mobil imza ile evrağınızı imzalamalısınız.

İmzalamanızın ardından sistem üzerinde elektronik iletinizin göndericisi, alıcısı ve içeriğine dair bir delil oluşturulur. Bu delil de elektronik olarak imzalanarak kayıt altına alınır. Ardından zaman damgası oluşturularak bu da delil olarak kaydedilir. Daha sonra sağlayıcı iletinizi alıcının elektronik posta kutusuna iletir. İletim saati tekrar kayıt altına alınır ve delil oluşturulur. Bundan sonra alıcı mesajı okuduğunda okuduğuna dair son delil oluşturulur ve kayıt altına alınır. Dilerseniz alıcı elektronik iletinizi okuduğunda size SMS gönderilmesini isteyebilirsiniz.

Burada sunulan delil niteliğindeki tüm kayıtlara dilediğiniz zaman sistem üzerinden ulaşabilirsiniz.

 

KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?

Gerçek kişilere ait başvurularda başvuru esnasında kimlik belirten nüfus cüzdanı, kimlik kartı, ehliyet, avukat kartı, pasaport, evlilik cüzdanı gibi üzerinde T.C. kimlik numara yer alan bir belge olmalıdır. Eğer başvuran kişi yabancı uyrukluysa mavi kart ya da ikamet tezkeresi belgesine ihtiyaç duyulmaktadır. Eğer elektronik ya da mobil imza sahibiyseniz online başvuru yaparak yine online ödeme ile kayıtlı elektronik posta adresi sahibi olabilirsiniz. Eğer bunlara sahip değilseniz ön başvurunun ardından mutlaka şahsen başvuruda bulunmaz gerekecektir.

 

Tüzel kişilere ait başvurularda istenecek belgelere bakacak olursak;

• Üzerinde MERSİS numarası bulunan ticari faaliyet belgesi ya da ticaret sicil belgesinin aslı.
• Noter tarafından onaylanmış imza sirkülerinin aslı (Sirkülerde ayrıntılı olarak görev ve yetkilendirme tanımlarının yapılmış olması gerekmektedir. Ayrıca imza yetkisine sahip tüm kişilerin isimleri de yer almalıdır).
• Başvuruda bulunan kişinin kimlik belgesi ya da kimliğini belirtir ehliyet, avukat kartı, pasaport, evlilik cüzdanı gibi üzerinde T.C. kimlik numara yer alan bir belge.
• Eğer başvuran kişi imza sirkülerinde yer almıyor ancak şirket tarafından yetkilendirilmiş bir kişiyse yetkilendirme belgesi de talep edilmektedir. Yetkilendirme belgesinde mutlaka imza yetkisi kişilerin imzası ve şirket kaşesi yer almalıdır.